實現數字化檔案加工，加強檔案的安全性

2022-09-27

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電子文檔和紙質文檔的“雙套”保存造成資源浪費?！半p套制”是指保存內容相同的紙質文件和電子文件。在一些單位的辦公自動化網絡系統(tǒng)中，各部門在線傳遞和承接文件，提高了工作效率。然而，在文件完成之后，分發(fā)紙質文件以便存檔和保存。這樣，內容相同的兩類文件并發(fā)保存，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

電子文件的載體不穩(wěn)定，容易損壞。隨著計算機信息管理網絡的建立和發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸到互聯網上。上線前按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性。對于那些沒有傳輸到計算機信息管理網絡的具有保存價值的電子文件，電子文件形成部門要進行編目和整理，也要利用網絡技術傳輸到檔案部門。借助信息管理網絡，可以在各業(yè)務管理機構和檔案部門之間開通電子文件歸檔快捷網絡線路，建立依附于信息管理網絡的專門歸檔子系統(tǒng)。具有保存價值的線上線下電子文件通過該系統(tǒng)傳輸到檔案部門。檔案部門與辦公自動化和信息管理部門協商后，對歸檔的電子文件提出格式要求。無論采用何種方式歸檔，都得要由電子文件形成單位按照統(tǒng)一的格式進行編目、整理，然后傳輸到檔案部門，檔案部門不能自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性和準確性負責。檔案部門接收的所有電子文件都應存儲在光盤中，還是不要存儲在磁盤上。

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