學(xué)籍檔案：

9月開(kāi)學(xué)季，即將踏進(jìn)高校校園的同學(xué)想必此時(shí)已經(jīng)拿到了自己的學(xué)籍檔案，等待線下報(bào)到時(shí)上交至就讀高校。那么大家是否對(duì)學(xué)籍檔案充滿好奇呢？下面就跟隨小編一起來(lái)了解一下學(xué)籍檔案吧！

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個(gè)在校學(xué)習(xí)過(guò)程的記錄，是指學(xué)校在招生錄取、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)籍管理、畢業(yè)生就業(yè)等方面形成原始資料，是具有保存與利用價(jià)值的文件和材料。

高中學(xué)籍檔案是學(xué)生從進(jìn)入高中到升入大學(xué)期間的“學(xué)生身份證”，包含學(xué)生的基本信息、獎(jiǎng)懲情況、考試成績(jī)等。

高校學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績(jī)總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料等。

高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案記錄了在校生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人信息等重要信息。高校學(xué)籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。

高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)：

1.信息多，任務(wù)重

高校學(xué)生檔案是個(gè)人人事檔案的成形階段，包括小學(xué)至高中的各階段檔案。隨著每年高考人數(shù)的增多以及學(xué)校擴(kuò)招工作的逐步落實(shí)，每年的開(kāi)學(xué)季都是高校很忙的時(shí)候，不僅要將每一位新入校學(xué)生的個(gè)人信息、高考成績(jī)、專業(yè)、學(xué)號(hào)錄入學(xué)校學(xué)籍檔案系統(tǒng)中，信息種類多，涉及人數(shù)多，時(shí)間短暫，任務(wù)負(fù)擔(dān)重。

2.信息準(zhǔn)確度高

全國(guó)在校生電子學(xué)籍的展開(kāi)導(dǎo)致學(xué)籍的內(nèi)容與學(xué)生在校學(xué)習(xí)評(píng)定、畢業(yè)生學(xué)分審查、在校表現(xiàn)記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤，同時(shí)學(xué)籍檔案的記錄也遵循學(xué)校相關(guān)管理制度而定，任何人都不能對(duì)其中的信息進(jìn)行更改，保證在校生的利益，因此對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理準(zhǔn)確度要求十分高。

3.周期性

高校學(xué)籍檔案形成有一定的規(guī)律性、往復(fù)性。每一位在校生的信息都以學(xué)期初或?qū)W年初為記錄開(kāi)始，以學(xué)期末或?qū)W年末為記錄結(jié)束，循環(huán)往復(fù)。

由于高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案存在人數(shù)多、信息量大、要求信息準(zhǔn)確度高等特點(diǎn)，在檔案管理過(guò)程中，難度較大。目前，國(guó)內(nèi)高校普遍實(shí)施電子學(xué)籍管理措施，較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學(xué)籍管理實(shí)踐過(guò)程中，仍然出現(xiàn)了許多問(wèn)題。

高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案管理問(wèn)題：

1.缺乏管理規(guī)范性

每個(gè)學(xué)校每學(xué)期或?qū)W年都需要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行更新，但部分單位依舊缺乏對(duì)于檔案管理的完善的制度體系，從而造成管理規(guī)范性下降，導(dǎo)致信息記錄錯(cuò)誤而學(xué)生并不知情；個(gè)人學(xué)籍信息查詢平臺(tái)并非人人熟知；收集材料的質(zhì)量參差不齊，前后信息不一；分類不明確，查找困難。這些問(wèn)題的發(fā)生，嚴(yán)重影響了學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性。

2.缺乏合理管理方式

目前管理方式問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是時(shí)間編排混亂。編排混亂會(huì)嚴(yán)重提高查找信息時(shí)的難度。另一方面是對(duì)于學(xué)校內(nèi)有關(guān)學(xué)生學(xué)年或?qū)W期個(gè)人總結(jié)、個(gè)人成績(jī)單以及個(gè)人違紀(jì)行為單的裝訂工作未嚴(yán)格按照同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，整理混亂，難以整合，導(dǎo)致個(gè)人信息記錄不全，檔案缺失。

3.缺乏準(zhǔn)確管理人才

在高校，一般學(xué)生學(xué)籍檔案管理以及個(gè)人信息收集整理通常是通過(guò)輔導(dǎo)員完成，由學(xué)校保存，缺乏專業(yè)的管理人員，輔導(dǎo)員面對(duì)學(xué)生多，工作量大，導(dǎo)致信息整理質(zhì)量參差不齊。且大多學(xué)校不具備對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的反思者和改進(jìn)者，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理問(wèn)題頻繁發(fā)生。

4.缺乏好用查找信息方式

學(xué)校往往都會(huì)只注重管理和保存而不能真的發(fā)揮查找的作用。隨著電子學(xué)籍的到來(lái)，信息查找的需求越來(lái)越多，任何學(xué)生信息都需要同步更新。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)改進(jìn)信息的查找方式十分重要，可以提高管理效率，也可以幫助學(xué)生更好地了解個(gè)人信息。

圖片

加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)規(guī)范學(xué)校的教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量有著巨大的促進(jìn)作用。我們需要用新理念、新思想去解決現(xiàn)存在高校學(xué)籍檔案管理中的矛盾。

學(xué)籍檔案數(shù)字化部分案例展示：

中共重慶市委黨校

中共人民解放軍陸軍軍醫(yī)大學(xué)

重慶大學(xué)

西南大學(xué)

西南政法大學(xué)

重慶工商大學(xué)

重慶交通大學(xué)

重慶師范大學(xué)

四川大學(xué)

四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)

四川美術(shù)學(xué)院

黑龍江大學(xué)

東北林業(yè)大學(xué)