可用性是確保檔案信息能夠被授權(quán)實體訪問并按要求使用的功能，即檔案信息服務(wù)允許授權(quán)用戶或?qū)嶓w在需要時使用的功能，或者是在網(wǎng)絡(luò)部分損壞或需要降級時仍能為授權(quán)用戶提供有效服務(wù)的功能。

可用性是檔案信息系統(tǒng)面向用戶的安全性能。信息系統(tǒng)很基本的功能是為用戶提供服務(wù)，用戶的需求是隨機的、多方面的，有時還帶有時間要求。可用性通常以系統(tǒng)的正常使用時間與整個工作時間的比率來衡量。如果合法用戶需要系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)就無法提供正常的服務(wù)，就像文件資料被鎖在保險柜里，開關(guān)和密碼系統(tǒng)因為混亂無法取出一樣，雖然數(shù)據(jù)原封不動地存在于系統(tǒng)中，卻無法取出。比如網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的拒絕服務(wù)，擾亂網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的正常運行等。都是對可用性的攻擊。

我國檔案部門多年來應(yīng)用計算機輔助檔案管理，開發(fā)了大量應(yīng)用系統(tǒng)，對提高了檔案管理現(xiàn)代化水平起到了積極作用。但是，長期以來，對于應(yīng)用于輔助檔案管理的系統(tǒng)應(yīng)該具備哪些基本功能，并沒有統(tǒng)一的要求。這就造成了很多問題，比如時有反復(fù)發(fā)展，其中有很多低級的反復(fù)現(xiàn)象；很多系統(tǒng)在功能設(shè)置上存在缺陷，或者主要功能不全，或者很少使用的次要功能太多，有的甚至采用一些不成熟的技術(shù)來趕時髦，造成很大的隱患；缺乏一致且相對穩(wěn)定的系統(tǒng)識別和評估依據(jù)，降低了這些工作的權(quán)威性。